مدیریت خطر در مرحله پلان‌گذاری تدارکات

احمدالله امین

«تدارکات» به‌عنوان یکی از علوم جدید در رشته علوم مدیریتی، توجه شمار زیادی از کشورها و سازمان‌های جهانی را به خود جلب کرده است. ورود مفهوم متعارف «تدارکات» در افغانستان به سال‌های۲۰۰۱ میلادی بازمی‌گردد که از طریق اداره پالیسی تدارکات (Procurement Policy Unite) و اداره خدمات بازسازی و انکشافی افغانستان (Afghanistan Reconstruction and Development Service) با حمایت مالی و تخنیکی بانک جهانی به‌صورت علمی و عملی آغاز و تداوم یافت.

 با تشکیل حکومت وحدت ملی و درک اهمیت تدارکات در نظام خدمات اداری، توجه به این بخش از هر زمان دیگری بیشتر شد و حوزه نفوذ آن از طریق اداره تدارکات ملی گسترش یافت.

باتوجه به فرایند طویل تدارکات و حوزه نفوذ آن در نظام خدمات اداری، این رشته، از خطرات بسیار بالایی برخوردار است. حساس بودن موضوع -که همانا شناسایی و تحلیل خطر و آسیب‌های تدارکاتی و نحوه مدیریت آن در فرایند تدارکات عامه است- توجه من را به‌عنوان کارمند خدمات ملکی در بخش تدارک، به مبحث زیر جلب کرد.

مقدمه

تدارکات به‌عنوان پدیده‌یی جدید در حوزه علوم مدیریتی نقش مهمی در اجرا و تطبیق مناسب پروژه‌ها و تحقق اهداف ادارات و سازمان‌ها ایفا می‌کند. از مهم‌ترین مزایای تدارکات می‌توان به کاهش هزینه‌های اضافی، اجرا و تکمیل پروژه‌ها به‌وقت معین و فراهم‌آوری زمینه تمرکز بیشتر بر فعالیت‌های اساسی و مرکزی اداره، سازمان و… اشاره کرد.

در صورت عدم اجرای علمی – عملی و درست، هر مرحله از تدارکات می‌تواند با افزایش خطرات و ریسک‌ها باعث چالش‌ها و ریسک‌های تدارکاتی و عدم تامین آن مزایا شود.

بنابراین برای محفوظ بودن مراحل تدارکات از ریسک و خطر، تحلیل و مدیریت خطر در نظام تدارکات امری حتمی است. اداره تجارت دولت انگلستان (Office of Government Commerce) در یکی از پژوهش‌های خود به‌صراحت یادآور شده است که مدیریت خطر تدارکات باید به‌عنوان بخشی از فرایند مدیریت تدارکات در نظر گرفته شود (OGC, 2007,154).

مدیریت ریسک تدارکات با درنظرداشت عوامل متعدد تاثیرگذار دچار دگرگونی‌هایی شده است که به نحوی هر سازمان و اداره را نظر به فعالیت، موقعیت و شرایط خاص ملزم به اجرای یک رهنمود واحد در راستای مدیریت خطر در نظام تدارکاتی می‌کند.

با درک این حقیقت و خلای نظام تدارکاتی کشور از موجودیت منابع پژوهشی، این نوشته در محور «مدیریت خطر در مرحله پلان‌گذاری تدارکات» براساس طرزالعمل تدارکات افغانستان نوشته شده است.

انتظار می‌رود با مساعی یادشده در این اثر، تصویری جامع و روشن از دیدگاه‌ها و رویکردهای نظام تدارکاتی افغانستان به دست داده شود تا بدین طریق انگیزه‌های لازم برای طرح پرسش‌های اساسی در ذهن کارشناسان این بخش برای کارهای موثرتر و جدی‌تر فراهم شود.

شاخص‌های خطر و راه‌‌های حل آن در مرحله پلان‌گذاری تدارکات

باتوجه به این‌که روند درست پیشبرد تدارکات در راستای به دست آوردن نیازمندی واقعی -که می‌تواند هر اداره را در تحقق و دست‌یابی به اهداف استراتژیک آن کمک کند- وابسته به پلان تدارکاتی است. به همین علت این مرحله از تدارکات باید از دقت بیشتر برخوردار باشد تا مبادا با راه‌اندازی طی مراحل تدارکات با یک پلان تدارکاتی غیرواقعی و نامناسب باعث ضیاع وقت و منابع اداره شود.

مدیریت ریسک، مجموعه فعالیت‌ها و کوشش‌های هماهنگ‌ برای شناسایی خطر است که شامل شناسایی و تجزیه‌وتحلیل می‌شود (Kenzer, 2008, 68) و براساس پژوهش‌های نهادهای معتبر تدارکاتی(CIPS،OECD) تحلیل ریسک‌های مرتبط در مرحله پلان‌گذاری تدارکات متعدد است؛ اما نتایج کار آن‌ها منجر به دست یافتن به دیدی واحد در این عرصه می‌شود.

نظام تدارکاتی افغانستان نیز با درک عمیق از وضعیت موجود، خوش‌بختانه مواردی که به‌عنوان آسیب‌های عمومی در مراحل پلان‌گذاری تدارکات شناسایی شده است را در نظر گرفته و راه‌حل‌هایی را برای مدیریت آن پیشنهاد کرده است که ذیلاً به آن پرداخته می‌شود:

  • شناسایی نیازمندی

وجود خطرهای تدارکاتی در مرحله تثبیت و شناسایی نیازمندی، بیش از هر مرحله قابل رویت است؛ طوری که اگر نیازمندی واقعی یک اداره تدارکاتی تثبیت و شناسایی نشود و یا موردی به‌عنوان نیازمندی شناسایی شود که نیاز واقعی اداره نباشد، دو خطر بیش از هر زمان، اداره را به چالش می‌کشاند:

  • به تعویق افتادن اهداف از قبل تعیین شده اداره
  • اتلاف منابعی که در مرحله اجرای تدارکات به مصرف می‌رسد.

 به همین منظور، نظام تدارکاتی کشور با درک این وضعیت، آمر اعطا (مدیر درجه اول یک اداره) را مکلف کرده که از عوامل و منابعی که در تحقق اهداف اداره مفید واقع می‌شوند اطمینان به دست آورد.

طرزالعمل تدارکات افغانستان در جز۱ حکم۱۲ با پرداختن صریح به این موضوع، بیان کرده است که مراحل تدارکات بعد از منظوری و حصول اطمینان آمر اعطا از نیازمندی آغاز شود.

  • مشخصات نیازمندی

برای شرکت و رقابت وسیع میان داوطلبان، مشخصات نیازمندی باید واضح و عام‌فهم و تنها به هدف رفع نیازمندی‌ها باشد تا درج اسناد تدارکاتی شود و درنتیجه، همه داوطلبانی که توانایی اجرای آن را دارند در مراحل رقابتی تدارکات شرکت کنند؛ این خود وسعت رقابت میان آن‌ها را به حداکثر افزایش می‌دهد؛ بنابراین ترتیب مشخصات نیازمندی یکی از شاخص‌های تعیین‌کننده گستردگی رقابت میان داوطلبان در مراحل تدارکات به شمار می‌رود.

اگر مشخصات نیازمندی طوری ترتیب شود که تنها زمینه شرکت یک و یا چند داوطلب مشخص را مساعد کند، حوزه رقابت میان داوطلبان محدود می‌شود و افزایش قیمت نهایی نیازمندی را با خود همراه خواهد داشت که از چالش‌های عمده این مرحله محسوب می‌شود.

 خوش‌بختانه طرزالعمل تدارکات افغانستان برای جلوگیری از محدودسازی رقابت در مراحل تدارکات، به‌صورت کامل به این موضوع پرداخته و طی ۱۶حکم بیان کرده که اداره تدارکاتی مجاز به ذکر مشخصات خاص نیازمندی نیست و درصورتی‌که هیچ راه بدیل برای توضیح مشخصات نباشد، از کلمه معادل استفاده شود.

  • روش تدارکات

انتخاب روش تدارکاتی در مرحله پلان‌گذاری تدارکات مسیر مناسب، درست و اقتصادی را برای شناسایی داوطلب واجد شرایط به اداره و سازمان مهیا می‌کند؛ اما در صورت عدم توجه در این مرحله، امکان آن وجود دارد که اداره نتواند در جریان مراحل تدارکات، داوطلب واجد شرایط را شناسایی کند؛ در این صورت مراحل تدارکات بدون نتیجه به پایان می‌رسد (Jorge Lynch, 2017) یا عقد قرارداد با داوطلبی صورت خواهد گرفت که امکان به خطر انداختن اجرا و تطبیق قرارداد را در حد نهایی آن افزایش دهد.

ادارات تدارکاتی افغانستان طبق جز۲ حکم۱۰ طرزالعمل تدارکات، مکلف شده‌اند که در صورت عدم استفاده از روش داوطلبی باز، دلایل آن را درج و منظوری آمر اعطا را قبل از آغاز مراحل تدارکات دریافت کنند که نظر به این مورد، نظام تدارکاتی به یک نحو توانسته است از تدویر مراحل تدارکات که به‌صورت غیررقابتی باشد و از وقوع نتایج ناگوار که از آن یاد شد؛ جلوگیری کند.

  • منابع پولی

یکی از عوامل خطرات احتمالی در این مرحله از تدارکات، عدم موجودیت منابع مالی برای به دست آوردن نیازمندی‌هاست. عدم موجودیت بودجه، تلاش‌هایی که صرف ترتیب پلان و طی مراحل تدارکات می‌شود را ضایع می‌کند.

باتوجه به این مشکلات، نظام تدارکاتی از انعطاف‌پذیری بیشتر کار گرفته است؛ طوری که طرزالعمل تدارکات طی جز۴ حکم۹ در قسمت ترتیب پلان تدارکاتی، نسبت به منابع مالی بر دو روش تاکید کرده است. یک، پلان تدارکاتی طبق سند بودجه منظورشده توسط شورای ملی و یا براساس سند طرح نهایی بودجه، ترتیب و طی مراحل تدارکاتی آغاز شده می‌تواند.

اما مورد فوق قابل نقد است؛ زیرا اگر آغاز طی مراحل تدارکات، طبق سند طرح نهایی بودجه باشد، در صورت عدم منظوری بودجه همان آسیب‌هایی یاد شده؛ قابل تحقق است.

نتیجه‌گیری

نظام تدارکاتی افغانستان باوجود جوان بودن در نظام اداری کشور؛ توانسته خود را با معیارهای بین‌المللی تطبیق دهد و از هماهنگی خاص برخوردار باشد؛ طوری که در این بخش به آن پرداخته شد نتیجه گرفته می‌شود که طرزالعمل تدارکات باتوجه به اهمیت مرحله پلان‌گذاری در تدارکات به تمام آسیب‌ها و خطرات احتمالی که نظام‌های تدارکات جهانی به آن باورمند هستند؛ پرداخته و توانسته برای مدیریت آن راه‌حل‌های مناسبی را پیش‌بینی کند تا از وقوع آن در مراحل تدارکات جلوگیری کند.

منابع

  1. طرزالعمل تدارکات افغانستان؛ نافذه سرطان سال ۱۳۹۵ هـ ش.
  2. Kenzer, H. 2008. Project Management: A system Approach to Planning, Scheduling and Controlling. New Jersey. John Wiley and Sons.
  3. Office of Government Commerce (OGC). 2007. Project Procurement Lifecycle: The Integrated Process. London.
  4. Organization Economic Co-operation and Development. Tool: Indicator of Procurement Risk. 2009. OECD web page.

Available from:

https://www.oecd.org/governance/procurement/toolbox/search/indicators-procurement-risk.pdf accessed:May 2020

  1. Jorge Lynch. Checklist of Potential Risks in the Procurement Process. Apr 2017. The Procurement Class Room web page

Available from:

https://procurementclassroom.com/checklist-of-potential-risks-in-the-procurement-process/ accessed:May 2020

  1. https://www.cips.org/Documents/Resources/Knowledge%20Summary/Risk%20Management.pdf